La semaine dernière j’étais en animation d’un atelier que j’ai créé ayant pour thème « Facilitation Skills – Voyage au Cœur de la Facilitation de Réunion ».

La demande de ma cliente, RH Europe, était d’avoir un atelier pour développer les compétences des équipes HRBP de la filiale France sur la facilitation de réunion. Plus spécifiquement, je la cite : « la posture, l’importance des rôles, gérer les personnalités «plus difficiles » et engager tout le monde dans le débat ».

UNE EXPÉRIENCE EN MULTI-DIMENSION

Vivre une expérience en multi-dimension c’est assimiler l’information au plus profond de notre être à un niveau cellulaire. Alors, nous n’apprenons plus, nous intégrons.

Bien souvent nous rentrons en réunion la tête dans le guidon avec comme seule envie d’en sortir au plus vite en ayant coché toutes les cases de notre To Do. Nous sommes focalisés sur le résultat pour que « cela avance ». Très souvent cette récolte est décevante car ne répondant qu’à certains points, n’allant pas forcément dans le sens que nous espérions. Dans le meilleur des cas nous avons passé un bon moment mais souvent nous repartons avec moins d’énergie, un sentiment d’inefficacité, de perte de temps et de frustration.

Afin d’apporter un nouveau souffle, je lui ai proposé de faire vivre l’expérience de la facilitation autrement et sur plusieurs niveaux :

• En mettant les participants en situation de réunion de travail autour du thème de la facilitation, de les faire travailler d’abord sur la production (les réponses à des questions) et ensuite sur leur processus de travail.

• En modélisant mon intervention pour ancrer les apports théoriques avec une démonstration en continu ; car finalement je suis moi-même facilitatrice entre le thème abordé et le groupe. Mon animation devient également un sujet d’étude.

En récréant un contexte où je leur demande un résultat à produire en 15 minutes, cela les met dans leur schéma classique de fonctionnement. J’y ai ajouté l’animation déléguée afin de les structurer dans leur démarche.

3 groupes sur 4 sont partis directement dans la production sans se poser sur une claire répartition des rôles ou encore sur le sens de ce qu’ils étaient en train de faire. Un des rôles que je propose d’expérimenter est « le Gardien du Sens ». C’est celui qui s’assure du pourquoi nous allons faire ce travail ensemble avant même de chercher à savoir comment. C’est seulement dans un 3ème temps que nous pourrons produire ensemble.

Se lancer avec toute son énergie dans la production est un indicateur du mode de fonctionnement en interne, d’une culture d’entreprise. Il est possible d’évaluer comment et vers où l’énergie des collaborateurs est dirigée – donc de déterminer un ratio temps passé / énergie déployée / action / impact / résultats.

La question du sens est très souvent reléguée en arrière-plan car associée à une perte de temps et donc d’efficacité. Or, s’interroger sur le sens de nos actions avant d’agir est ce qui donne de la puissance, du poids et un ancrage à nos actes. Quand le sens et l’action sont alignés, il n’y a aucun effort à faire.

A partir du moment où nous devons passer en force, nous ne sommes plus justes dans nos actions. Il est alors temps de prendre de la hauteur et de s’interroger sur le sens, la direction à prendre.

C’est en travaillant ce muscle du « dedans-dehors » que l’on arrive petit à petit à maitriser la posture du facilitateur.

Cette posture est très exigeante car elle demande une agilité et une conscience de chaque instant : être présent à soi, au groupe, participer à la production, tenir son rôle, renvoyer du feedback quand quelque chose bloque, confronter si le cadre n’est pas respecté… Cela demande aux participants un recul les invitant à sortir de l’opérationnel pour regarder la full picture ; « partir dans l’espace pour regarder la Terre d’en haut » comme en a témoigné la DRH France après avoir vécu cet atelier.

Vivre cette expérience en multi-dimension permet de :

• Réactiver des expériences passées où nous nous revoyons agir « comme avant ». Ces prises de conscience sont souvent libératrices d’émotions stockées, restées accrochées avec les réunions passées.

• Prendre conscience de ce que nous aurions pu faire autrement et donc ajuster la posture dans l’instant pour un « mieux demain ».

• Comprendre l’impact du sens sur notre capacité à agir et donc à produire – avec moins d’effort, plus de sens et d’envie.

• Percevoir notre place, notre contribution au sein d’un collectif et s’engager pleinement à collaborer en prenant 100% la responsabilité de notre présence.

• Discerner le pourquoi d’une réunion, le comment nous allons travailler ensemble (prendre des décisions, nous mettre d’accord ou pas) et le quoi pour gagner en efficacité et sérénité.

• Faire du temps, de l’espace, de la structure et de l’invisible des alliés au service de notre co-design ensemble.

FACILITER C’EST RELIER LA STRUCTURE ET L’INTUITION

Le fil d’or de mon intervention était : « Faciliter : Relier la Structure et l’Intuition ». Je m’explique.

Parler de structure en entreprise c’est un peu comme lancer un pavé dans la marre. À l’énonciation du mot « structure », il y a deux clans qui se réveillent : ceux qui se referment car « horreur, la structure ça enferme » ; et les « pro » qui n’attendent que ça car « clairement là ça manque de structure, ça part dans tous les sens ».
Mais en fait c’est quoi la structure ? Et qu’est-ce que cela permet ?
La structure c’est le cadre du peintre. Sans toile, il ne peut pas créer. C’est le terrain de football de l’équipe de France. C’est ce qui va soutenir le processus de travail.
Au sein de la structure, il y a les règles qui vont nous informer sur comment nous allons travailler ensemble, comment nous allons jouer le match. Sans terrain et sans règles, les joueurs ne peuvent pas jouer, ils ne peuvent pas créer. Pour un facilitateur, sa structure c’est sa trajectoire, son plan de vol de réunion pour aller de A à B, ses grandes escales, son intention, sa récolte souhaitée, ses modalités de travail, son éthique… L’agenda sera construit en fonction.
La structure est différente « des process ». C’est souvent à cet endroit qu’il y a un amalgame. Les process sont orientés « tâches à fournir pour produire » et peuvent manquer d’intérêt dans l’exécution. Nous sommes loin de la dimension humaine en co-création où l’on s’interroge sur le sens de nos actions.
La structure dans un groupe offre un cadre de travail clair, précis, sans ambiguïté, avec des règles de fonctionnement validées par tous. Ce cadre va permettre la libre expression, la confrontation et également la créativité.

Une fois que nous sommes solides dans nos structures, it’s time to work our magic ! Place à l’intuition, le corollaire de la structure.

Pour emmener les collaborateurs et leur donner envie de te suivre, il faut les inspirer. Cela passe par beaucoup de moyens différents, nous avons tous une sensibilité différente à ce qui nous inspire. Une posture, un climat de travail, un feedback, une idée…tout peut devenir source d’inspiration car c’est ce qui émane de la partie la plus haute de nous.
En se reliant à nos intuitions, à ce que nous percevons comme réalité à l’intérieur de nous, il devient plus aisé d’accompagner le groupe, d’aller au cœur des sujets, de gérer les personnalités difficiles, les désaccords, d’engager chacun, d’être force de proposition et source de créativité. C’est grâce à notre 6ème sens que nous pourrons capter des informations et les utiliser au service du collectif et de notre intention de départ.

INTUITION N’EST PAS ÉMOTION

« C’est parce que l’intuition est surhumaine qu’il faut la croire ; c’est parce qu’elle est mystérieuse qu’il faut l’écouter ; c’est parce qu’elle semble obscure qu’elle est lumineuse » Victor Hugo

Partir à la découverte de notre intériorité peut sembler effrayant et insaisissable. Comment savoir si ce que je ressens est du domaine de mon intuition ou de mes émotions ?

L’émotion est un processus naturel biologique qui est déclenché par un événement. Elle est porteuse d’un message en lien avec cet événement. Si je suis au clair avec mon processus émotionnel : je ressens l’émotion (peur, colère, tristesse, dégoût…) dans mon corps, je comprends l’information quelle porte pour me réajuster sur mon chemin et, ayant fait son travail de messagère, elle est se régule, disparait et le corps s’apaise. Si au contraire, je n’ai pas le muscle du discernement de mes émotions assez solide, je suis noyé par l’émotion. Elle va prendre le contrôle et je peux agir alors sous influence de cette émotion. Ma posture est donc désalignée et je ne suis plus juste.

L’intuition se situe à un autre niveau : c’est une évidence, une fulgurance qui dit « je sais parce que je sens ». Par exemple, tu perçois que quelque chose va se produire dans ta journée mais tu ne sais pas comment tu le sais. Ou tu sens que pendant cette réunion, tel sujet va créer des blocages avec telle personne. Tu le sens sans raison mentale. Qu’est-ce qui fait que tu ne prends pas le temps d’aller déminer ce sujet avec elle avant la réunion ? C’est ce processus qu’il est intéressant d’étudier car il parle de nos blocages à utiliser nos intuitions en entreprise.
Nous avons tous une part d’intuition en nous. En avoir conscience et savoir s’en servir est un art qui se sublime. Elle est la clé de voute des leaders, des génies, des créateurs, des grands dirigeants, des artistes, des visionnaires de ce monde.

Il est vrai que l’idée vient de l’intuition. Mais c’est parce qu’il y a une structure saine qu’elle peut s’enraciner, se déployer et fructifier.

ALORS…ET TOI, OÙ TU EN ES AUJOURD’HUI POUR FACILITER UNE RÉUNION ?

Visualise toi lors de ta dernière réunion et interroge toi sur :

STRUCTURER
• Ta capacité à structurer, garder le cadre et le cap

INTUITER
• Ta capacité à suivre ton intuition, à capter des informations et t’en servir

RELIER
• Ta capacité à relier les personnes, les sujets

SE RELIER
• Ta capacité à te relier à toi-même, avant, pendant et après la réunion ainsi qu’aux autres.